Nenhum programa de gestão é capaz de resolver todos os problemas de uma pequena ou média empresa. Mas, se houver planejamento e organização, eles podem simplificar e agilizar os procedimentos necessários para gerenciar os negócios. Conhecidos como ERPs (sigla em inglês para entERPrise resource planning), os softwares de gestão são ferramentas tecnológicas que controlam os principais processos de uma empresa, como vendas, compras, logística e estoques. Se forem bem utilizados, eles encurtam os caminhos da burocracia interna e — talvez sua principal qualidade — permitem ao dono da empresa enxergar informações que, sem essa tecnologia, não corresponderiam a um retrato instantâneo de seu negócio.

Esses softwares são geralmente vendidos em módulos — um para planejamento, outro para estoques, outro para vendas, outro para aquisições de material, e assim por diante. Na década passada, eles eram praticamente inacessíveis para empresas de pequeno e médio porte. Como ocorre com quase todo tipo de tecnologia, foram caindo de preço e tornaram-se mais populares — há módulos com preços a partir de 500 reais.

Hoje, as pequenas e médias empresas representam um grande mercado para fabricantes de softwares, como Oracle ou SAP. De acordo com uma pesquisa do IDC feita com 460 pequenas e médias empresas brasileiras, o ERP aparece em segundo lugar na lista de prioridades de investimentos em tecnologia em 2007. Só perde para segurança da informação.

A concorrência entre os fabricantes favoreceu as pequenas empresas nos últimos anos. Há produtos em diversas faixas de preço, e muitos fornecedores oferecem planos de financiamento. Também é possível alugá-los. E é a grande oferta de sistemas pré-configurados, que eliminam a necessidade de personalização, o que sempre encarece esses sistemas.

A Casa Santa Luzia, um dos mais tradicionais supermercados de São Paulo, implantou um desses ERPs genéricos em 2004. O sistema deu rapidez e visibilidade a algo estratégico para quem atua no varejo — as relações comerciais com a cadeia de fornecedores. O sistema registra e acompanha os pedidos de compra dos produtos do momento em que foram encomendados no fabricante até seu efeito na contabilidade.

O empresário Azuil Lopes, sócio do Santa Luzia responsável pela informatização do negócio, demorou quase dois anos para convencer os colegas a investir na tecnologia. “Valeu a pena”, diz ele. Antes, os números referentes a uma nota fiscal, por exemplo, tinham de ser digitados cada vez que as informações do documento eram processadas pelas diferentes áreas — o que tornava tudo muito lento e aumentava o risco de erros. Agora, a informação entra apenas uma vez no sistema, e todas as áreas podem visualizá-la simultaneamente.

Um dos principais ganhos de eficiência foi no controle de estoques. “A cada produto que passa pelo caixa, o sistema registra imediatamente sua saída da prateleira, o que permite prever com mais precisão quando determinado item deve ser reposto”, diz Lopes. A falta de produtos tornou-se menos freqüente — mesmo com a redução de 20% no volume de estoques, proporcionada pelo melhor gerenciamento. “No passado, muitas vezes só sabíamos que um produto estava em falta quando um cliente avisava”, diz ele. “Hoje, isso não acontece mais